Typischerweise stellen Unternehmen fest, dass ihr bestehendes DAM nicht mehr zu der Art passt, wie sie arbeiten und künftig arbeiten wollen. Häufige Treiber sind wachsende Asset-Mengen (z. B. 50'000 oder 500'000 statt 10'000), zusätzliche Fachbereiche, mehr Ausgabekanäle sowie neue und komplexere Prozesse und Integrationen. Hinzu kommen der Wechsel zu Cloud- und SaaS-Lösungen, die die interne IT entlasten und Kosten senken sollen, und Systeme, die technologisch schlicht zu alt sind. Im Alltag zeigt sich der Druck etwa darin, dass Assets nicht mehr gefunden werden, falsche oder veraltete Produktbilder auf Webseite oder Shop landen oder Lizenzrechte nicht sauber verwaltet werden – was zu teuren Anwaltsschreiben führen kann.

Eine DAM-Migration ist sinnvoll, wenn das bestehende System zwar technisch noch funktioniert, strategisch aber zur Bremse wird – etwa bei Skalierung, Integration oder der Weiterentwicklung im Zusammenspiel mit anderen Systemen. Von einem DAM wird mehr erwartet als eine Bilddatenbank: Es ist die zentrale Drehscheibe für Assets, und auch Themen wie Brand-Portale gehören dazu. Ebenso lohnt sich ein kritischer Blick auf Kosten und Nutzen, denn viele Unternehmen zahlen hohe Beträge für ihr DAM, nutzen aber nur einen kleinen Teil davon. Eine Migration ist allerdings nicht immer nötig: Sind die Anforderungen geklärt, zeigt sich manchmal, dass das bestehende System sie erfüllt und lediglich neu aufgesetzt werden muss – etwa weil es vor Jahren eingeführt wurde und nicht mit dem Unternehmen mitgewachsen ist.

Wer zuerst ein neues Tool auswählt, sucht oft nur ein Pflaster für bestehende Probleme, ohne deren Ursachen zu kennen. Dass Assets nicht gefunden werden, liegt z. B. nicht unbedingt am DAM-System, sondern an der Datenqualität und der Data Governance – also an der Frage, wer dafür sorgt, dass die richtigen Daten aktuell im System stehen. Ein neues Tool, das KI und Automatisierung verspricht, löst das allein nicht, denn alte Prozesse und das alte Datenverständnis bleiben bestehen. Ein solches Vorgehen kostet am Ende oft mehr Zeit, Geld und Akzeptanz als eine solide Ist-Analyse der Prozesse und Ziele. Deshalb gilt: erst Klarheit, dann die Auswahl.

Neben den Funktionen sind vor allem Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Zukunftsfähigkeit entscheidend. Skalierung wird wichtig, wenn weitere Fachabteilungen hinzukommen und statt z. B. 100'000 Assets eine Million Datensätze verwaltet werden oder statt 10 Nutzenden 10'000 über Portale zugreifen – eine Suche, die nach 10 Sekunden noch keine Antwort liefert, hilft dann niemandem. Bei der Integration geht es darum, ob das System von aussen angesprochen und automatisiert werden kann, welche Automatisierung es intern bietet und ob sich eigene Menüs oder Dialoge in die Benutzeroberfläche einbinden lassen. Zur Zukunftsfähigkeit gehört die Frage, ob die zugrunde liegende Technologie veränderbar bleibt und der Hersteller mit künftigen Anforderungen mitgehen kann, statt in einer Sackgasse zu enden.

Ein Partner ist bereits dann sinnvoll, wenn erstmals der Eindruck entsteht, dass mit dem bestehenden DAM etwas nicht stimmt – etwa weil Mitarbeitende unzufrieden sind. In diesem Moment lohnt es sich, nicht im Web nach Tools zu suchen, sondern zuerst in einer Analyse zu klären, wo die Probleme tatsächlich liegen. Ein erfahrener Partner bringt ein strukturiertes Vorgehen mit, damit nicht der zehnte vor dem ersten Schritt gemacht wird. Der Blick von aussen deckt zudem Probleme auf, die intern nach Jahren mit demselben System nicht mehr auffallen. Und weil ein Partner Erfahrungen aus vielen Projekten einbringt, kann er auf Fehler hinweisen, die anderswo gemacht wurden, und so das Risiko reduzieren.